Payadowa Boukpessi définit les attributions, l’organisation et le fonctionnement du Bureau du Citoyen dans les communes. Le ministre de l’administration territoriale, de la décentralisation et du développement des territoires a pris dernièrement un arrêté situant chacun des acteurs.
Le Bureau du Citoyen a pour mission de recueillir les attentes, préoccupations et suggestions des citoyens pour les transmettre au maire. Ce dernier les porte à l’attention du conseil municipal. Il met à la disposition des citoyens, des informations sur la gestion des affaires qui les concernent pour promouvoir la citoyenneté.
Le Bureau du citoyen veille à la participation des citoyens à la gestion des affaires locales. Il fait le suivi-évaluation du contrôle citoyen de l’action publique locale auprès des différentes composantes sociales de la commune.
Le Bureau du Citoyen dans chaque commune est composé d’un coordonnateur et d’un rapporteur désigné. Le coordonnateur et le rapporteur du Bureau du Citoyen relèvent de la société civile et doivent être originaires de la commune. Le Bureau du Citoyen peut consulter toute personne physique ou morale sur un dossier précis pour les besoins de clarification.
Le Bureau du citoyen doit appuyer le maire en matière de communication sur la citoyenneté. Il doit proposer au maire un programme de formation et de sensibilisation des citoyens sur leurs droits et devoirs, élaborer annuellement un rapport d’évaluation du contrôle citoyen de l’action publique locale.
Organisation du Bureau du Citoyen
Le Bureau est établi au chef-lieu de la commune. Le maire met à la disposition du Bureau du Citoyen un local équipé pour ses activités. Le Bureau du Citoyen prépare et soumet son plan de travail et le budget annuel au maire dans un délai raisonnable avant l’élaboration du budget communal.
Le plan de travail et le budget annuel du Bureau du Citoyen sont pris en compte dans le budget de la commune dans les limites de ses ressources propres. Toutefois, le Bureau du Citoyen peut bénéficier des appuis des partenaires techniques et financiers de la commune, après accord du gouvernement.
Le BDC fonctionne les jours ouvrables. Le coordonnateur établit un agenda hebdomadaire sur la base des jours de présence retenus avec le maire et auxquels il est tenu. Le rapporteur travaille tous les jours ouvrables et assure la permanence du Bureau.
Recrutement des membres du BDC
La procédure de désignation des membres du Bureau du Citoyen suit une étape. Notamment la mise en place d’un comité ad’hoc par le maire. Ce comité est composé d’un représentant de la mairie, un représentant de la société civile (associations ou ONG actives sur le territoire de la commune), un représentant des comités de développement à la base, un représentant du chef de canton du chef-lieu de la commune.
Il nécessite le lancement d’un appel à candidature au poste de coordonnateur et de rapporteur par le maire, étude des dossiers de présélection par le comité sur la base des critères d’éligibilité. Selon lesdits critères, il faut être de la société civile, ne pas être un responsable local de parti politique, savoir lire et écrire le français et maîtriser au moins une des langues parlées dans la commune, être d’une bonne moralité. Il y aura un entretien du comité avec les candidats et la sélection définitive des candidats se fera sur la base des résultats de l’étude des dossiers du comité.
La sélection est constatée par un Procès-verbal établi par le comité et transmis au maire. Le coordonnateur et le rapporteur sont reconnus par arrêté du maire aux termes de la procédure de désignation après avis du conseil municipal.
L’arrêté de reconnaissance du coordonnateur et du rapporteur est soumis à l’approbation du ministre chargé des collectivités locales. Après l’approbation de l’arrêté par l’autorité de tutelle, le maire procède à la présentation des membres du bureau du citoyen aux acteurs communaux lors d’une cérémonie solennelle d’installation.
Le coordonnateur du Bureau du Citoyen est désigné pour un mandat de trois ans renouvelables deux fois. Le coordonnateur est le responsable du Bureau du Citoyen. A ce titre, il est chargé d’animer toutes les activités du Bureau telles que précisées à l’article 5 du présent arrêté.
Le coordonnateur du Bureau du Citoyen est placé sous l’autorité du maire. Toutefois, dans l’exercice de ses fonctions, il jouit d’une autonomie. La fonction de coordonnateur est gratuite. Toutefois, le coordonnateur bénéficie d’une indemnité pour le déplacement et autres charges liées à sa fonction. Le montant de cette indemnité est fixé par délibération du conseil municipal.
Les préoccupations des citoyens qui sont transmises par le Bureau du Citoyen au maire ne doivent porter sur aucune affaire relative à la vie privée des citoyens, des conseillers, du maire et des autorités locales. Elles concernent les domaines de compétences de la commune et portent sur les conditions de vie, le cadre de vie, le bien-être de la population ainsi que les différents services rendus par la municipalité.
Le rapporteur assiste le coordonnateur du Bureau du Citoyen dans ses tâches. Il assure le secrétariat du Bureau du Citoyen, gère la boîte à suggestions, tient les registres des doléances exprimées par les citoyens et prépare les rapports sous la responsabilité du coordonnateur. Il assure la permanence du Bureau du Citoyen.
Le rapporteur du Bureau du Citoyen est rémunéré sur la base d’un contrat avec la commune conformément aux textes en vigueur.
Les membres du Bureau du Citoyen sont astreints à l’obligation de neutralité et de discrétion dans l’exercice de leur fonction.
En cas de non-respect par les membres du Bureau du Citoyen de leurs obligations, le maire peut, après avis du conseil municipal, mettre fin aux fonctions de ceux-ci. Il rend compte au ministre chargé des collectivités locales.
Le préfet territorialement compétent fait le contrôle de légalité de la décision mettant fin aux fonctions des membres du Bureau des Citoyens. Il est pourvu au poste de coordonnateur et de rapporteur du Bureau du Citoyen dans les 30 jours suivant la date de transmission du compte rendu au ministre chargé des collectivités locales.
Les fonctions de membre du Bureau du Citoyen peuvent aussi prendre fin dans les cas d’abandon de poste, de démission et de décès.
« En cas d’abandon de poste, de démission ou de décès d’un membre du Bureau du Citoyen dûment constaté, le maire en informe le conseil et procède au remplacement du membre dans les 30 jours à partir de la date de vacances », a précisé Boukpessi.
Entre le maire et le coordonnateur
Le programme de travail du Bureau du Citoyen est approuvé par une décision du maire sur proposition du coordonnateur après avis du conseil communal. La fonction de membre du Bureau du Citoyen est incompatible avec tout emploi d’agent communal et tout mandat électif. Le coordonnateur ne s’implique pas dans la gestion interne de la mairie notamment la gestion administrative, financière et technique de ses services.
Toutefois, le coordonnateur peut être chargé par le conseil municipal, de par ses compétences, d’une mission publique locale ponctuelle et rémunérée par contrat dont la durée n’excède pas 3 mois.
Dans ce cas, le rapporteur assure la fonction de coordonnateur par intérim. Dans l’exécution de ce contrat, le coordonnateur doit afficher une neutralité sur les questions liées à l’appréciation des services de la commune.
« En cas de silence 2 mois après réception des rapports des préoccupations par le maire et après une lettre de relance du coordonnateur ou en cas de refus sans justificatifs du maire de trouver des solutions aux préoccupations qui lui sont soumises par le Bureau du Citoyen, le coordonnateur dresse un rapport annexé d’un document de plaidoyer qu’il adresse au préfet territorialement compétent », indique-t-on.
Le préfet territorialement compétent règle les éventuels conflits entre la mairie et le Bureau du Citoyen. Il rend compte au ministre chargé des collectivités locales.
Le Bureau du Citoyen est un peu comme un protecteur du citoyen. Mais sa présence dans la commune n’empêche pas les citoyens de s’adresser directement au maire sur les questions de développement.
Les communes disposant déjà d’un Bureau du Citoyen de se conformer aux dispositions du présent arrêté.